Monia askarruttaa tällä hetkellä miltä syksy 2021 näyttää toimistojen osalta – olemmeko lopen kyllästyneitä etätöihin ja ryntäämme toimistolle heti kun pandemiatilanne sen sallii? Jääkö osa kollegoista lopullisesti etätöihin? Miltä etä- ja lähitöiden hybridi-malli näyttää? Etätöissä monen päivärytmiin on muodostunut pieniä hyvinvointia tukevia hetkiä: nokoset, iltapäiväkävely, viiden minuutin tanssirieha… Puhumattakaan siitä, että saa hallita äänimaailmaa ja lämpötilaa täysin itse.
Työympäristöjen suunnittelijoina meillä on hyvä käsitys siitä, miten paljon osa yrityksistä jo satsaa työntekijöidensä hyvinvointiin: akustiikka, valoisuus, ilmanlaatu ja mukavuus ovat tyypillisiä kriteereitä projekteissamme. Näiden rooli korostuu tulevaisuudessa entisestään, kun alkuinnostus toimistolle palaamisesta laantuu ja ilmojen viiletessä kotoa tekeminen alkaa taas houkuttaa. Yhtä tärkeää olisi pysähtyä pohtimaan nyt:
- Minkälaisia uusia tilatyyppejä tarvitaan työpaikalle?
- Mitä sovitaan hybridityön pelisäännöissä?
- Miten arki saadaan rullaamaan uudessa tilanteessa, joka saattaa olla alkuun melkoisen sekava?
- Miten henkilöstö otetaan mukaan muutossuunnitteluun?
1. Toimistot muuttumassa kotoisammiksi – ja kodit toimistomaisiksi
Uudet työnteon tavat vaativat uudenlaisia tiloja ja toimintatapoja. Kotoisuus on asia, jota jokaisen toimiston on nyt pohdittava tosissaan.
2. Tilojen säädeltävyys ja muunneltavuus jatkossa erityisen tärkeää
Etätöissä ihmiset ovat tottuneet pystyvänsä säätelemään työympäristöään itse. Etätyöläisten takaisin houkuttelemiseksi olisi nyt oiva hetki pohtia kuinka tätä voidaan tarjota toimistolla.
3. Tilojen tyhjäkäyttö lisääntymässä
Tiivistäminen ja yhteiskäytön periaatteet avuksi. Pandemian hiipuessa useat haluavat jatkaa keskittymistä vaativaa sekä rutiininomaista työtä etätyöpisteen rauhassa. Tilojen tyhjäkäyttöä voidaan minimoida laatimalla käyttäjälähtöinen suunnitelma työhuoneiden -tai pisteiden jakamisesta.
4. Yhteiskehittämällä henkilöstö innostetaan mukaan muutokseen
Verkkokyselyt, haastattelut, yhteiskehittäminen ja co-design. Palvelumuotoilun metodeilla muutosjohtamiselle luodaan parhaat mahdolliset puitteet ja varmistetaan, että luodaan ratkaisuja, jotka ovat parhaita juuri sinun organisaatiollesi.
5. Toimistolle halutaan tulla tapaamaan ja ideoimaan – kokoustilojen tarve kasvussa
Videopalaverissa keskustelu tukahtuu nopeasti, kun kaksikin ihmistä puhuu vahingossa päällekkäin. Toimistoilla on tulevaisuudessa erityinen tarve tiloille, joissa saa innostua yhdessä – rikkomatta kollegoiden työrauhaa.
6. Tiimien ensitapaamiset ja aloituskokoukset kasvokkain olennaista menestykselle
On hienoa, että niin monet asiat hoituvat nykyään virtuaalisesti. Jokin ulottuvuus jää silti puuttumaan, kun ihmiset eivät ole koskaan kohdanneet kasvokkain. Jotta rutiinikokoukset sujuvat mahdollisimman hyvin, kannustamme työyhteisöjä tapaamaan kasvokkain projektin alussa. Tällä luodaan luottamusta ja rakennetaan tiimihenkeä, mikä etätöiden aikaan on varmasti koetuksella monella työpaikalla.
7. Paljon kaivattuja kohtaamisia voidaan edesauttaa tilasuunnittelulla
Etätöissä erityisesti ei-suunnitellut kohtaamiset loistavat poissaolollaan ja tiimihenki voi olla muutenkin koetuksella. Hiljainen tieto ei myöskään liiku etätöissä niin kuin sillä on tapana kahvihuoneessa, ja tällä voi olla vaikutuksia yrityksen innovointikykyyn.
8. Puhelutilat, hybridikokoukset sekä äänieristys pandemian jälkeisiä avainsanoja
Videopalaverit ovat täällä varmasti jäädäkseen. Osan työskennellessä kotoa, osan toimistolta, kokoustiloilla on uusia haasteita, jotka voidaan ratkaista hyvällä suunnittelulla.
9. Videopuhelun taustanäkymä on osa brändinrakennusta
Etätyöt ovat mahdollistaneet sen, että suuri kansainvälinen joukko ihmisiä voi tavata hyvinkin pienellä varoitusajalla. Tilojen suunnittelussa mietitään jatkossa paitsi siellä fyysisesti olevia, myös etänä osallistuvia, ja mitä mielikuvia luodaan ruudun kautta välittyvällä näkymällä.
10. Pandemia pakottanut digiloikkaan – säilytystilan tarve vähentynyt
Pandemian myötä on suuri osa meistä pakotettu digiloikkaan. Kun toimistolle palataan, on hyvä hetki hankkiutua eroon papereista ja mapeista, joita ei enää tarvita – näin tilaa vapautuu muulle!
Toimistotilojen työnäytteitä:
WPP Groupin teollista charmia Ruoholahdessa
Epicenter kannustaa innovatiivisiin kohtaamisiin
SLS:n toimitilat Kruunuhaassa viehättää kävijät
Uusi Kauppakorkeakoulu Otaniemessä